De 10 Grootste Nachtmerries van een Eventmanager (en hoe je ze kunt voorkomen!)

Halloween staat weer voor de deur, en terwijl de meeste mensen genieten van trick-or-treat en griezelige films, zijn er voor eventmanagers andere angsten die voor slapeloze nachten kunnen zorgen. Van technische problemen tot last-minute annuleringen—de nachtmerries zijn eindeloos! Maar geen zorgen, met de juiste tools kun je deze horrorscenario's vermijden. Wij vroegen event managers vanuit heel Nederland naar hun ergste nachtmerrie en hoe ze het kunnen voorkomen!

Dubbele boekingen: Het spookt dubbel zo hard

Niets is spookachtiger dan op de dag zelf ontdekken dat er twee groepen voor de deur staan die onmogelijk tegelijk kunt bedienen. Zorg voor één centrale agenda die door iedereen binnen het bedrijf wordt gebruikt, om dubbele boekingen te voorkomen.

Bridezilla's of andere monsterlijke gasten

Sommige events hebben maanden voorbereiding nodig en dan kan je alles nog tot in de puntjes hebben geregeld, er hoeft maar één vervelende gast tussen te zitten die het hele event kan verpesten. Dit is iets wat je echt niet in de hand hebt. Meestal is de gast ergens onzeker over. Als je als professional de oplossing aanreikt, ook al vinden ze het misschien niet leuk, ze zullen het wel waarderen.

Technische tovenarij en nachtmerries

Niets is erger dan dat een bruid niet op haar muziek over de rode loper kan lopen omdat de installatie het laat afweten of wanneer het moment daar is om afscheid te nemen en de verkeerde muziek wordt ingezet. We zijn zo afhankelijk van de techniek dat we ook echt niet meer zonder kunnen maar wanneer het niet werkt sla je echt een flater. Zorg voor een beetje tovenarij, goed materiaal en betrouwbare leveranciers waarop je altijd kunt rekenen.

Stormachtige scenario's, spelen met de krachten van moeder natuur

Iedereen wil natuurlijk 25 graden, strak blauwe lucht en een heerlijk zonnetje tijdens het event. Helaas laat het weer zich vaak niet voorspellen. Zorg dat je altijd een plan B achter de hand hebt om zo te kunnen inspelen op de krachten van moeder natuur.

Last-minute lijken in de kast

Een planning van een event komt erg nauw en er moet rekening worden gehouden met veel details. Het is daarom belangrijk een goede strakke planning te hebben. Last-minute wijzigingen zullen er altijd zijn maar wanneer je werkt met een goed systeem kan dit snel aangepast en gecommuniceerd worden met iedereen die van de wijziging op de hoogte moet zijn.

De spookachtige no-shows

Annuleringen zijn als spoken die plotseling verschijnen en net zo snel weer verdwijnen. Zorg dat je gewapend bent met solide algemene voorwaarden zodat de gast precies weet waar ze aan toe zijn met een annulering.

Death or alive

Personeelsschaarste kan aanvoelen als een zombiefilm, waarbij hulp moeilijk te vinden is en nog moeilijker te behouden is. Ziekteverzuim is iets waar je niets aan doet maar wel rekening mee gehouden dient te worden. Zorg altijd voor extra medewerkers op de planning. In geval van ziekte kun je dan nog snel schakelen. Wanneer er echt niets meer aan te doen is, communiceer het naar je gast, zij zullen meer vergevingsgezind zijn. Daarnaast kun je altijd iets van het huis aanbieden. Een extraatje is nog altijd goedkoper dan personeel.