De 10 Grootste Nachtmerries van een Eventmanager (en hoe je ze kunt voorkomen!)

Okt 18, 2024

Halloween staat weer voor de deur, en terwijl de meeste mensen genieten van trick-or-treat en griezelige films, zijn er voor eventmanagers andere angsten die voor slapeloze nachten kunnen zorgen. Van technische problemen tot last-minute annuleringen—de nachtmerries zijn eindeloos! Maar geen zorgen, met de juiste tools kun je deze horrorscenario’s vermijden. Wij vroegen event managers vanuit heel Nederland naar hun ergste nachtmerrie en hoe ze het kunnen voorkomen!

1. Dubbele boekingen: Het spookt dubbel zo hard

Niets is spookachtiger dan op de dag zelf ontdekken dat er twee groepen voor de deur staan die onmogelijk tegelijk kunt bedienen. Zorg voor één centrale agenda die door iedereen binnen het bedrijf wordt gebruikt, om dubbele boekingen te voorkomen.

2. Bridezilla's of andere monsterlijke gasten

Sommige events hebben maanden voorbereiding nodig en dan kan je alles nog tot in de puntjes hebben geregeld, er hoeft maar één vervelende gast tussen te zitten die het hele event kan verpesten. Dit is iets wat je echt niet in de hand hebt. Meestal is de gast ergens onzeker over. Als je als professional de oplossing aanreikt, ook al vinden ze het misschien niet leuk, ze zullen het wel waarderen.

3. Technische tovenarij en nachtmerries

Niets is erger dan dat een bruid niet op haar muziek over de rode loper kan lopen omdat de installatie het laat afweten of wanneer het moment daar is om afscheid te nemen en de verkeerde muziek wordt ingezet. We zijn zo afhankelijk van de techniek dat we ook echt niet meer zonder kunnen maar wanneer het niet werkt sla je echt een flater. Zorg voor een beetje tovenarij, goed materiaal en betrouwbare leveranciers waarop je altijd kunt rekenen.

4. Stormachtige scenario’s, spelen met de krachten van moeder natuur

Iedereen wil natuurlijk 25 graden, strak blauwe lucht en een heerlijk zonnetje tijdens het event. Helaas laat het weer zich vaak niet voorspellen. Zorg dat je altijd een plan B achter de hand hebt om zo te kunnen inspelen op de krachten van moeder natuur.

5. Last-minute lijken in de kast

Een planning van een event komt erg nauw en er moet rekening worden gehouden met veel details. Het is daarom belangrijk een goede strakke planning te hebben. Last-minute wijzigingen zullen er altijd zijn maar wanneer je werkt met een goed systeem kan dit snel aangepast en gecommuniceerd worden met iedereen die van de wijziging op de hoogte moet zijn.

6. De spookachtige no-shows

Annuleringen zijn als spoken die plotseling verschijnen en net zo snel weer verdwijnen. Zorg dat je gewapend bent met solide algemene voorwaarden zodat de gast precies weet waar ze aan toe zijn met een annulering.

7. Death or alive

Personeelsschaarste kan aanvoelen als een zombiefilm, waarbij hulp moeilijk te vinden is en nog moeilijker te behouden is. Ziekteverzuim is iets waar je niets aan doet maar wel rekening mee gehouden dient te worden. Zorg altijd voor extra medewerkers op de planning. In geval van ziekte kun je dan nog snel schakelen. Wanneer er echt niets meer aan te doen is, communiceer het naar je gast, zij zullen meer vergevingsgezind zijn. Daarnaast kun je altijd iets van het huis aanbieden. Een extraatje is nog altijd goedkoper dan personeel.

8. Het labyrint van getallen

Verkeerde offertes zijn als een spookhuis: verwarrend en soms een beetje beangstigend. Niets is zo vervelend als fouten in de offertes waardoor je eigenlijk te weinig hebt berekend. Iedereen maakt fouten, maar goed niemand is Einstein (en ook hij maakte fouten). Zorg voor een goed event management systeem dat net zo nauwkeurig is als een GPS voor spokenjagers!

9. Poltergeists van de supply chain

Externe leveranciers kunnen spoken zijn die je evenement komen versturen. Ze komen hun afspraken niet na, producten zijn beschadigd of ze komen te laat. Ondanks dat de gast vaak zelf de dienst/product afneemt van de externe leverancier wordt jij als locatie erop afgerekend. Externe leveranciers kunnen je dag maken of breken. Zorg voor een duidelijk draaiboek waar elke betrokkene toegang tot heeft zodat iedereen weet wat te doen als de poltergeists toeslaan!

10. De fluitende geesten van het internet

Reviews kunnen zowel vriend als vijand zijn, echokamers van lof of korenvelden van kritiek. Normaliter geven ze onpartijdig inzicht in de ervaring van eerdere gasten. Ze kunnen ook je online zichtbaarheid vergroten. Zoekmachines zoals google belonen locaties met veel positieve reviews, maar reviews dienen ook als sociaal bewijs wat psychologisch invloed heeft op de besluitvorming van een gast. Al met al genoeg redenen om zoveel mogelijk positieve reacties te ontvangen. Negatieve reviews zijn nooit leuk, maar zie het als opbouwende kritiek. Een weloverwogen en respectvolle reactie kan andere potentiële klanten laten zien dat je bedrijf professioneel omgaat met kritiek wanneer de kritiek feitelijke onjuistheden bevat, verhelder deze dan in een duidelijke reactie of neem direct contact op met de boosdoener en praat het uit, waarnaar je vraagt de review te verwijderen. Wees voorbereid om zowel de goed geesten te verwelkomen als de kwade geesten respectvol te verdrijven!

Ontsnap aan de Eventmanagement Nachtmerries met Constell

Terwijl jij je een weg baant door de schaduwen van eventmanagement, laat Constell het licht zijn dat de spoken verdrijft. Ons platform biedt de tools en ondersteuning die je nodig hebt om zelfs de griezeligste uitdagingen te overwinnen. Benieuwd hoe we je evenementen van wat extra magie kunnen voorzien? Ontdek het zelf en laat de nachtmerries achter je. Met Constell ben je ze altijd één stap voor.

Deel dit artikel

Gastvrijheid Unieke oplossingen Evenementen management Zichtbaarheid van locaties