De beste tools voor event management in 2025 – Onmisbare software voor succesvolle events

De beste tools voor event management in 2025 ‐ Onmisbare software voor succesvolle events

Dec 31, 2024

Als event manager weet je dat efficiëntie, overzicht en een gestroomlijnde communicatie essentieel zijn voor een geslaagd evenement. Maar met de technologie die razendsnel evolueert, kan het een uitdaging zijn om de juiste tools te kiezen die jouw werk makkelijker maken en de klantervaring verbeteren. Graag bespreken we de beste tools voor event management in 2025, van offertesoftware tot planning en klantbeheer. Bereid je voor om jouw event management naar een hoger niveau te tillen!

1. Constell ‐ complete offerte software en eventbeheer voor evenementen

Constell biedt een alles-in-één oplossing voor het maken, beheren en automatiseren van offertes en andere essentiële documenten voor evenementen. Zo besparen event managers niet alleen tijd door offertes snel en professioneel te genereren, maar zorgt Constell ook voor het opstellen van keukensheets, draaiboeken en facturen, inclusief betalingsherinneringen. Dankzij de overzichtelijke agenda kunnen managers gemakkelijk het volledige evenementen traject plannen en bijhouden.

Waarom Constell in 2025?

Snelle offertes: Stel in een paar klikken een complete offerte op, met aanpasbare templates en directe digitale verzending.
Automatische documenten en planning: Genereer automatisch keukensheets en draaiboeken voor een gestroomlijnde voorbereiding.
Betalingsherinneringen en facturatie: Houd de financiën op orde met automatische facturen en reminders.
Overzichtelijke agenda: Behoud overzicht op al je evenementen en beschikbaarheid, zodat je tijd en resources optimaal kunt inzetten.

Constell brengt niet alleen structuur en snelheid, maar maakt ook de hele organisatie overzichtelijker ‐ van de eerste aanvraag tot de eindfactuur.

Voor meer informatie over Constell en de mogelijkheden voor jouw locatie, kijk op constell.com.

Zet de nieuwe standaard in gastvrijheid.

2. Cvent – voor registratie en gastbeheer

Cvent is een veelzijdige tool voor de registratie en het beheer van gasten. Het is ideaal voor event managers die werken met grotere evenementen en uitgebreide gastlijsten. Het systeem zorgt voor moeiteloze registratieprocessen en biedt handige tools voor naadloze check-in op de dag van het evenement.

Waarom Cvent in 2025?

Gebruiksvriendelijke registratie: Automatische bevestigingen en herinneringen voor gasten.
Realtime gastbeheer: Houd de status van gastregistraties in realtime bij.
Analysetools: Krijg inzicht in de attendance en feedback van gasten.

Voor meer informatie over Cvent en hoe het jouw gastbeheer kan optimaliseren, bezoek cvent.com.

3. Cvent event diagramming (voorheen social tables)

Social Tables helpt je bij het ontwerpen van plattegronden en zaalindelingen, wat vooral handig is bij grote events met complexe opstellingen. Deze tool maakt het eenvoudig om samen met klanten en collega’s aan de lay-out te werken, zodat alles vlekkeloos verloopt op de dag zelf.

Waarom Social Tables in 2025?

Realtime samenwerking: Werk samen aan lay-outs, ongeacht locatie.
3D-visualisaties: Laat je klanten in een virtuele rondleiding zien hoe hun event eruit zal zien.
Flexibele aanpassingen: Pas snel en eenvoudig de opstelling aan wanneer dat nodig is.

Meer weten over hoe je de ideale lay-out kan maken? Kijk voor meer informatie op socialtables.com.

4. Trello – Projectmanagement voor events

Hoewel niet specifiek voor de eventbranche ontwikkeld, is Trello een geweldige tool voor het beheren van projecten en to-do’s. Met Trello kun je taken visueel organiseren in overzichtelijke borden, perfect voor het bijhouden van de voortgang van een evenement en het managen van deadlines.

Waarom Trello in 2025?

Visueel overzicht: Houd alle taken, deadlines en afspraken in één oogopslag bij.
Toewijzen van taken: Deel taken uit aan teamleden voor een betere samenwerking.
Aanpasbare sjablonen: Maak sjablonen voor terugkerende taken zoals event planning en afstemming met leveranciers.

Ook behoefte aan het beter beheren van je projecten? Ga naa trello.com

5. Slack ‐ Communicatie in team en met klanten

Slack is dé tool voor het stroomlijnen van communicatie binnen teams. Voor event managers betekent dit snellere en effectievere communicatie met teamleden, leveranciers en zelfs klanten. Maak kanalen voor elk evenement of klant, zodat alle informatie altijd beschikbaar is.

Waarom Slack in 2025?

Gestructureerde communicatie: Houd gesprekken rond specifieke evenementen gescheiden.
Bestandsdeling en integraties: Deel eenvoudig documenten en koppelingen met tools zoals Google Drive en Trello.
Real-time updates: Ideaal voor dringende vragen of snelle afstemming tijdens events.

Wil je meer weten hoe jij je communicatie kunt stroomlijnen? Bezoek dan slack.com voor een optimale communicatie.

6. Canva ‐ Grafische ontwerpen en eventmateriaal

Van uitnodigingen tot social media visuals, Canva maakt grafisch ontwerp eenvoudig. Deze tool is perfect voor event managers die snel en professioneel ogend promotiemateriaal willen maken voor hun evenementen.

Waarom Canva in 2025?

Gebruiksvriendelijke templates: Makkelijk aan te passen sjablonen voor verschillende promotie-uitingen.
Social media ready: Publiceer direct je ontwerp op social media.
Samenwerkingsopties: Werk samen met teamleden aan het ontwerp.

Maak nu je (gratis) Canva account aan op canva.nl en ontwerp al je visuals makkelijk en snel.

7. SurveyMonkey ‐ Evaluatie en feedback na het event

Feedback na een event is essentieel om te verbeteren en waardevolle inzichten op te doen voor de toekomst. SurveyMonkey biedt een eenvoudige manier om enquêtes te versturen en feedback te verzamelen.

Waarom SurveyMonkey in 2025?

Eenvoudige enquêteopzet: Creëer en verstuur binnen enkele minuten een op maat gemaakte enquête.
Inzichten in klanttevredenheid: Analyseer de resultaten en leer wat je gasten écht vonden.
Anonieme feedback: Geeft gasten de ruimte om eerlijke feedback te geven.

Stel snel een enquete op en ontvang eerlijke en waardevolle feedback over het event. Meer weten, bekijk surveymonkey.nl

8. Eijsink Kassasystemen ‐ Efficiëntie in Betalingen en Voorraadbeheer

Eijsink biedt slimme kassasystemen die speciaal zijn ontworpen voor de horeca- en evenementenbranche. Deze tool maakt het niet alleen makkelijk om betalingen te verwerken, maar helpt ook bij voorraadbeheer, rapportages en zelfs personeelsbeheer. Dit systeem zorgt ervoor dat de financiële afhandeling soepel verloopt en dat je altijd inzicht hebt in de voorraad, wat vooral handig is tijdens drukke evenementen.

Waarom Eijsink in 2025?

Naadloze betalingen: Snel en efficiënt afrekenen met geavanceerde kassafuncties.
Inzicht in voorraad en verkoop: Houd eenvoudig bij welke producten veel worden verkocht en welke niet.
Uitgebreide rapportages: Analyseer omzet en winst direct in het systeem, zodat je altijd op de hoogte bent.

Voor meer informatie over Eijsink en de functies voor jouw eventlocatie, bezoek eijsink.nl

9. The Perfect Wedding ‐ Dé gids voor trouwlocaties en koppeling met Constell

The Perfect Wedding is een van de populairste platforms voor bruidsparen die op zoek zijn naar hun perfecte trouwlocatie en leveranciers. Dankzij de koppeling met Constell kunnen event managers eenvoudig hun locatie promoten op The Perfect Wedding en aanvragen direct in Constell beheren. Dit bespaart tijd en zorgt voor een consistente uitstraling, wat de kans op boekingen vergroot.

Waarom The Perfect Wedding in 2025?

Brede zichtbaarheid: Vergroot de zichtbaarheid van je locatie onder bruidsparen op zoek naar een trouwlocatie.
Eenvoudige koppeling met Constell: Ontvang aanvragen direct in Constell, zonder dat je dubbele administratie hoeft te doen.
Gericht op bruiloften: Bereik een zeer gerichte doelgroep, wat ideaal is voor eventlocaties die zich op bruiloften richten.

Voor meer informatie over The Perfect Wedding en de koppeling met Constell, bezoek theperfectwedding.nl

10. Formitable of Guestplan ‐ Voor geavanceerde tafelreserveringen

Een tafelreserveringssysteem is essentieel voor locaties die ook restaurant- of caféservices aanbieden. Tools zoals Formitable en Guestplan maken het mogelijk om reserveringen overzichtelijk bij te houden en te voorkomen dat tafels dubbel geboekt worden. Formitable heeft bovendien een koppeling met Constell, waardoor reserveringen en evenementen naadloos met elkaar verbonden worden. Dit zorgt voor een gestroomlijnde planning en een optimale gastbeleving.

Waarom Formitable en/of Guestplan in 2025?

Efficiënt tafelbeheer: Houd tafels en ruimtes overzichtelijk bezet en voorkom dubbele reserveringen.
Koppeling met Constell (Formitable): Synchroniseer reserveringen en evenementen voor een perfecte flow in je planning.
Gebruiksvriendelijke interface: Snel en eenvoudig reserveringen aanpassen en inzien, zodat je team altijd op de hoogte is.

Voor meer informatie over Formitable en/of Guestplan, bezoek formitable.com of guestplan.com.

11. Personeelsplanning tools ‐ Altijd de juiste mensen op de juiste plek

In de evenementenbranche is een gestroomlijnde personeelsplanning cruciaal om te zorgen dat elk evenement soepel verloopt. Tools zoals L1nda, Dyflexis en Shiftbase helpen event managers om medewerkers efficiënt in te roosteren, verlof en beschikbaarheid te beheren, en wijzigingen direct te communiceren. Deze systemen kunnen ook rapportages genereren om personeelskosten te bewaken, wat een groot voordeel is bij budgetbeheer.

Waarom een personeelsplanningstool in 2025?

Overzichtelijke roosters: Beheer eenvoudig roosters en communiceer deze in realtime met je team.
Kostenbeheersing: Bewaak personeelskosten en krijg inzicht in de inzet van je medewerkers.
Flexibiliteit en snelheid: Snel schakelen bij ziekte of wijzigingen, zodat je altijd goed bezet bent.

Voor meer informatie over L1nda, Dyflexis of Shiftbase, bezoek hun websites: l1nda.com, dyflexis.com of shiftbase.com.

12. MEWS ‐ Naadloze hotelreserveringen

MEWS is een vooruitstrevend Property Management System (PMS) dat ideaal is voor eventlocaties met hotelaccommodaties. Met MEWS kunnen event managers en hun teams niet alleen reserveringen en gastenbeheer organiseren, maar ook betalingen en check-ins automatiseren. De koppeling tussen MEWS en Constell maakt het mogelijk om gasteninformatie en boekingen eenvoudig te synchroniseren, zodat alle gegevens op één plek toegankelijk zijn. Dit zorgt voor een naadloze ervaring voor zowel gasten als medewerkers.

Waarom MEWS in 2025?

Efficiënt gastenbeheer: Houd reserveringen, check-ins en betalingen overzichtelijk en georganiseerd.
Automatisering van processen: Bespaar tijd met geautomatiseerde workflows voor boekingen en betalingen.
Koppeling met Constell: Synchroniseer evenementen en hotelreserveringen voor een gestroomlijnde ervaring, zowel voor event planners als gasten.

Voor meer informatie over MEWS en de koppeling met Constell, bezoek mews.com.

Kies de beste tools voor jouw evenement

2025 is hét jaar om je event management naar een hoger niveau te tillen. Door de juiste tools te gebruiken, zoals Constell voor offertes, Cvent voor registratie en Social Tables voor lay-out, kun je als event manager efficiënter werken, tijd besparen en een nog betere gastbeleving bieden. Probeer verschillende tools en ontdek welke het beste aansluiten op jouw werkwijze en de behoeften van je locatie.

Complexe processen eenvoudig.

Deel dit artikel

Gastvrijheid

Unieke oplossingen

Evenementen management

Zichtbaarheid van locaties

Leer meer over evenementen!

Evenementen Management Software voor
trouw- event- en vergaderlocaties.

Wij zijn Constell

Een gecombineerd team van IT en event experts die elke dag werken aan nieuwe, revolutionaire en efficiënte oplossingen bij trouw-, event- en vergaderlocaties in ons kantoor in Amsterdam.

Met zoveel evenementen locaties die Constell gebruiken ontstaat er unieke kennis van de trouw-, event- en vergadermarkt die wij graag met jullie delen. Zo zijn we samen op weg, met alle sterren van de horeca, naar 100% gastvrijheid.

Event management software

Veel achterliggende processen kunnen tegenwoordig online, automatisch en digitaal. Maar er zijn weinig specifieke systemen voor de evenementenmarkt die écht precies doen wat je wil. Die efficiëntie en inzicht brengen, die zorgen voor groei en extra winst. Maar waar persoonlijke aandacht hét focuspunt blijft. Constell is daarom in samenwerking met eventlocaties ontwikkeld. Hierdoor is een manager ontstaan die unieke functies brengt en jullie sales, administratieve en uitvoerende processen op een wel zeer passende manier ondersteunt en automatiseert. En alles net even makkelijker maakt, met unieke voordelen en nieuwe mogelijkheden die enkel te behalen zijn in een “constellatie” van professionele partijen.